En muchas empresas de ingeniería, construcción, energía o minería, el archivo de planos sigue en papel: planeras, tubos de cartón y carpetas con originales de hace décadas. Cuando alguien necesita un plano viejo, la búsqueda puede llevar horas o días.
Digitalizar ese archivo resuelve el problema si el proceso está bien planificado. Estas son las cinco decisiones que conviene tomar antes de empezar.
1. Hacer un inventario del archivo
El primer paso es saber qué hay: cuántos planos, de qué proyectos, en qué formatos y en qué estado. Con ese relevamiento se estiman tiempos y costos, y se detectan los planos que necesitan un tratamiento especial: originales frágiles o rotos, planos con anotaciones a mano, sellos o firmas.
También sirve para definir qué se digitaliza primero. Lo habitual es empezar por los proyectos activos o por los planos que más se consultan.
2. Definir la calidad de escaneo y el formato de archivo
Un plano de línea simple puede escanearse en blanco y negro. Uno con anotaciones en colores, sellos o correcciones necesita escaneo color para no perder información.
El formato de archivo depende del uso: para consultar todos los días conviene un archivo liviano; para conservar a largo plazo, uno de máxima calidad. Muchas veces se guardan los dos.
3. Elegir cómo se va a indexar
La indexación define cómo se va a buscar cada plano. Es la decisión más importante. Los criterios más usados en ingeniería son:
- Proyecto u obra
- Número de plano
- Disciplina (estructura, eléctrica, sanitaria, mecánica, instrumentación)
- Número de revisión
- Fecha
- Responsable o firma
Conviene definir estos criterios con las personas que usan los planos todos los días, para que el archivo digital se adapte a cómo trabaja el equipo.
4. Separar lo vigente de lo histórico
Las revisiones anteriores de un plano son útiles para entender cómo cambió el proyecto. Pero tienen que estar identificadas, para que nadie trabaje con una versión vieja. Lo ideal es que el sistema muestre primero la revisión vigente y deje el historial a mano.
5. Decidir dónde se guarda y quién accede
Los planos tienen información sensible: instalaciones, trazados, detalles constructivos. Antes de digitalizar, definí qué áreas pueden ver cada tipo de plano, quiénes pueden descargarlos y cómo se respaldan.
Con un archivo en la nube, permisos por usuario y copias de seguridad automáticas, el equipo de campo y la oficina consultan la misma información desde cualquier lugar.
El paso siguiente: analizar los planos con IA
Con los planos digitalizados e indexados, se puede aplicar inteligencia artificial para extraer y analizar los datos que contienen. Lo contamos en una próxima nota.
En SG Soluciones hacemos todo el proceso: relevamiento del archivo, escaneo de planos de gran formato, indexación y almacenamiento en la nube. Escribinos a info@sgsoluciones.com.ar.